Eine Datenerfassung macht den Informationsgehalt digitaler Dokumente zugänglich. Sie dient dazu, Dokumente eindeutig identifizieren und deren Informationen in Workflows nutzen zu können. Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses können Dokumente auf unterschiedlichste Weise mit Indexkriterien verknüpft werden. Dies kann zu Beginn, während oder am Ende der Verarbeitung erfolgen. Besonders komplexe Indexierungen können, im Vorfeld, über unser Erfassungsportal, durch den Informationseigner selbst vorgenommen werden. Dieser Weg ist dann angezeigt, wenn sich aus dem Inhalt der zu digitalisierenden Unterlagen nicht auf die benötigten Informationen schließen lässt.
Eine weitere Methode der Vorerfassung ist die Anfertigung von maschinengeschriebenen Deckblättern. Enthaltene Begriffe werden während der Bearbeitung automatisch über vordefinierte OCR-Felder ausgelesen. Die einfachste Form der Informationsverknüpfung kann über Barcode-Etiketten erreicht werden. Entweder werden Dokumente bereits vor der Übergabe an den Dienstleister mit Barcodes versehen oder Barcodes werden im Rahmen der Belegvorbereitung vergeben. Vorerfassungen durch den Eigentümer der Dokumente erhöhen gleichzeitig die Prozesssicherheit, indem die gewünschten Informationen nach exakter Vorgabe übernommen werden können. Zudem ist eine Vollständigkeitskontrolle und Nachverfolgung der Belege zu jeder Zeit möglich.
Die simpelste Methode der Indexierung stellt die manuelle Datenerfassung dar. Hierbei werden Indexbegriffe direkt von den digitalen Abbildern der Dokuemnte durch den Dienstleister erfasst. Prüfroutinen und Plausibilitätskontrollen sorgen für hervorragende Datenqualität. Sollen PDF-Dokumente erzeugt werden, ist eine Volltextauslese problemlos möglich, wodurch im gesamten Dokument nach Begriffen gesucht werden kann. Die Verschlagwortung kann in diesem Fall häufig auf ein Minimum reduziert werden.
Heutzutage lassen sich viele der aufwändigen Indexierungsarbeiten per Software erledigen. Unserer Capture-Plattform erlaubt uns Indexierungs-, Klassifikations- oder Extraktionsaufgabe schnell einzurichten und liefert dank Machine Learning und modernster Capture-Technologie hervorragende Datenqualität noch vor einer Verifikation durch unser Personal.
Neben der erstmaligen Erfassung von Informationen, können auch bereits vorhandene Daten softwaregestützt verifiziert werden.
Mit einem Outsourcing der Erfassungarbeiten erreichen Sie eine signifikante Reduzierung der manuellen Dateneingabe und beschleunigen damit Ihre Prozesse um ein Vielfaches.
Wir beraten Sie hierzu gerne in jeder Stufe Ihres Projekts.