Enterprise Content Management umfasst alle Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Ablage, Verwaltung, Speicherung, Verteilung und Bereitstellung von Inhalten (in Form von Dokumenten und Mediendateien).
- Archivierung / Records Management
- Dokumenten-Management
- Rechnungsbearbeitung
- Buisness Process Management / Workflow
- E-Mail-Management
- Collaboration
Enterprise Content Management mit DocuWare bedeutet daher weitaus mehr als Dokumente elektronisch zu archivieren und zu verwalten. DocuWare lässt sich beliebig tief in das Unternehmensinterne Informationssystem integrieren. Dokumentintensive Prozesse lassen sich automatisieren und durchgängig miteinander vernetzen.
DocuWare ist die umfassende Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art sicher zu archivieren, flexibel bereitzustellen und effizient zu nutzen.
Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das
ECM Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es
Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt.
Basis hierfür ist die strukturierte Ablage der Unterlagen in
einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder Mitarbeiter, der
dazu berechtigt ist, hat Zugriff auf alle Informationen, die
er gerade für seine Arbeit benötigt – egal ob im Büro am
PC oder unterwegs mit dem Smartphone. Innerhalb
weniger Sekunden liegen sämtliche Unterlagen zu einem
Kunden, einem Projekt oder einem Geschäftsvorgang
zusammenhängend vor.
Mit DocuWare archivieren Sie Dokumente jeder Art und Herkunft einheitlich im zentralen Dokumenten-Pool. Damit Sie später jede Information schnell wieder finden, werden die Dokumente bei der Ablage indexiert, also mit Ordnungskriterien versehen. Diese lassen sich zum Beispiel aus Auswahllisten übernehmen oder einfach durch Klicks auf die entsprechenden Begriffe im Dokument vergeben.
Für eine automatische Indexierung bei der Dokumentenerfassung sorgt unter anderem der zum Patent angemeldete Intelligent Indexing Service von DocuWare. Intelligent Indexing liest relevante Indexbegriffe selbstständig aus den Dokumenten aus und schlägt sie für die geordnete Ablage vor. Durch Bestätigen oder Korrigieren lernt der Service von Ihnen: Schon beim zweiten oder dritten Mal, nachdem Sie oder ein Kollege ein ähnliches Dokument abgelegt haben, vergibt Intelligent Indexing alle Begriffe automatisch richtig.
Darüber hinaus bietet DocuWare vielfältige Möglichkeiten, Indexinformationen aus externen Quellen wie Textdateien, Datenbanken oder Adressbüchern automatisch oder halbautomatisch zuzuspielen, um eine schnelle und korrekte Indexvergabe zu gewährleisten.
DocuWare macht es Ihnen einfach, gesuchte Informationen zu finden. Suchbegriffe lassen sich als Ganzes, als Teil und in Kombination eingeben oder in Auswahllisten selektieren. Das Ergebnis steht unmittelbar als beliebig sortierbare Liste zur Verfügung. Ebenso können die Dokumente selbst, also der Dokumenttext, durchsucht werden. Dafür wird automatisiert im Hintergrund ein Volltextindex zu den Dokumenten im Archiv erstellt.
Dank des universellen DocuWare Viewer ist es nicht notwendig, die ursprüngliche Anwendung auf dem Computer zu installieren.
Der Zugriff auf die Dokumente wird durch ein detailliertes Berechtigungskonzept mit Gruppen, Rollen und Profilen zuverlässig gesteuert. Mitarbeiter und Prüfer, aber auch Kunden und Lieferanten bekommen dadurch nur die Dokumente zu sehen, für die ihnen die Berechtigung erteilt wurde. Direkter Zugriff auf Dokumentdateien über den Dateibrowser des Betriebssystems ist nicht möglich. Protokollfunktionen ermöglichen auch nach Jahren den Nachweis, welcher Anwender wann ein Dokument aufgerufen oder es verändert hat.
Viele sind es inzwischen gewohnt, immer und von überall via Smartphone oder Tablett auf Daten und Informationen zuzugreifen. Mit DocuWare gilt das auch für die Arbeitswelt. Dank der App DocuWare Mobile greifen Sie auch von den mobilen Geräten auf Ihre Archive zu und haben die gleichen Möglichkeiten wie im Büro. Egal, ob Sie die Wartezeiten am Flughafen zur Rechnungsfreigabe am Smartphone nutzen oder bei einem Kundenbesuch sich dessen aktuelle Bestellungen auf dem Tablett ansehen wollen: dank DocuWare ist dies mit wenigen Fingergesten gemacht.
Auch um neue Dokumente von Unterwegs auf schnellem Weg in DocuWare abzulegen, stellt DocuWare eigene Business-Apps zur Verfügung. DocuWare PaperScan ermöglicht das Scannen von Papierdokumenten mit allen möglichen Smartphones. Die Scanqualität entspricht dabei höchsten Ansprüchen im Geschäftsumfeld während die Handhabung ganz einfach ist: Sie halten das Smartphone über das Dokument, das Gerät löst automatisch aus, bei Bedarf scannen Sie weitere Seiten hinzu und laden das Dokument abschließend in DocuWare hoch. Darüber hinaus können Sie mit DocuWare Hub Dokumente aus jeder beliebigen App über die Upload-Funktion ans Dokumentenmanagement-System senden.
Unabhängig davon, wie ein Unternehmen wächst oder sich Einsatzgebiete ändern: DocuWare wächst mit, und das ohne zusätzlichen Schulungsaufwand. Die DocuWare-Software erlaubt es, mit wenigen Usern einer Abteilung zu starten und das System langsam auf weitere Abteilungen auszubauen, oder gleich mit einer umfassenden Lösung alle Bereiche abzudecken. Es ist ganz einfach, das System unabhängig von der Zahl der Benutzer und der archivierten Dokumente immer hoch performant zu halten.
Alle Dokument-Zugriffe und Aktionen der Benutzer werden über Services verarbeitet. Diese können bei einem kleinen System alle auf dem gleichen Server-Rechner zusammen mit der Datenbank laufen. Bei größeren Systemen laufen die gleichen Services in einer Multi-Server-Umgebung, d.h. auf mehreren Server-Rechnern. Zur Lastverteilung bei großen Systemen oder zur Erhöhung der Ausfallsicherheit können die Services innerhalb eines DocuWare-Systems auch mehrfach auf getrennten Server-Rechnern laufen. Dabei bleiben die Services, die DocuWare-Architektur und die verwendeten Technologien immer die gleichen. Diese Flexibilität in der Skalierung bei gleichbleibender, einfacher Administration findet sich bei keinem anderen ECM-System.
Bei identischem Funktionsumfang können Sie DocuWare-Lösungen als Software-as-a-Service über die Cloud beziehen oder als On-Premises-System auf der eigenen IT-Infrastruktur betreiben.
Sie entscheiden ganz einfach danach, welches Software-Nutzungsmodell Ihrem IT-Konzept entspricht.
Wir beraten Sie gerne und erarbeiten ein Lösungskonzept für Ihre Bedürfnisse.
