KELLER
Workflow
Lassen Sie Geschäftprozesse automatisieren und nutzen hierbei Daten aus bereits vorhandenen Systemen.

Workflow-Lösungen mit JobRouter®

JobRouter® kommt zum Einsatz, wo Standard-Software an ihre Grenzen stößt. JobRouter® ist eine branchenübergreifende Digitalisierungs- plattform, die alle unternehmensbezogenen Prozesse, Daten und Dokumente umfassend digitalisiert und automatisiert. In JobRouter® können alle wichtigen Geschäftsprozesse abgebildet werden. Damit werden Unternehmensregeln präzise eingehalten.

Viele Geschäftsprozesse erfordern Daten aus mehreren IT-Systemen. Greifen Sie auf Insellösungen zurück, verlieren Sie schnell den Überblick und wichtige Ressourcen. Mit der Digitalisierungsplattform JobRouter® können manuelle Zwischenschritte automatisiert und alle Prozesse transparent abgebildet werden. Denn JobRouter® greift über zahlreiche Schnittstellen auf alle Unternehmens-Applikationen und Legacy Systeme zu, sammelt Daten und Dokumente aus mehreren Quellen, verarbeitet diese und stellt die Informationen im Geschäftsprozess zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung. Dabei nutzt es eigene Funktionen, die beispielsweise BPM, ERP- oder DMS-Systeme nicht kennen – und erweitert deren Einsatzmöglichkeiten.

Diese sogenannten „Workflow-Engines“, wie sie in ECM- oder DMS-Systemen angeboten werden, sind integrierte Komponente und können deshalb in den meisten Fällen für rein datenbezogene, anwendungsübergreifende Prozesse nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand genutzt werden.

Um Geschäftsprozesse effizient und fehlerfrei ablaufen zu lassen und dem Anwender monotone Tätigkeiten zu ersparen, kommen JobRouter®-Systemaktivitäten zum Einsatz. Das sind konfigurierbare oder ohne Benutzerinteraktion ablaufende Funktionen, wie das Anlegen von Benutzern oder Benutzerrollen oder das Überwachen von Verzeichnissen. Zudem können sie als Schnittstellen zu anderen Systemen dienen, die dabei helfen, medienbruchfreie, schlanke Prozesse zu erstellen und die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu optimieren. Eine Auswahl ist bereits in der JobRouter®-Basisanwendung enthalten, weitere Systemaktivitäten und Module können gemäß Prozess implementiert werden.

Mit JobRouter® ist es so einfach wie nie, Prozessanforderungen im Vorfeld festzulegen – oder im Nachhinein anzupassen. Alle Abläufe, Bildschirmdialoge, Regeln und Daten, die für einen Prozess nötig sind, werden vorweg definiert und mit dem JobRouter®-Designer entwickelt, getestet und dokumentiert. Dank des low-code Ansatzes, können einfache Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Für komplexe Aufgaben bietet der JobRouter®-Designer die richtige Umgebung zum Programmieren in JavaScript, SQL, .Net oder PHP.

Lesen Sie beispielhaft, welche Prozesse wir bei Unternehmen umgesetzt haben.

Vorteile

Einsatzszenarien

Arbeitszeiterfassung
Mobile Zeiterfassung

Unternehmen: 25 Monteure in einem Service Betrieb für Sanitär und Heizung

Die Monteure erledigen die Arbeitszeitabrechnung direkt am Einsatzort. Die JobRouter®-Maske wird über ein Tablet beim Kunden vor Ort aufgerufen. Dort trägt der Monteur die Aufwände in den elektronischen Rapportzettel ein und lässt diesen vom Kunden unterschreiben. Durch das Absenden des Formulars landet der Rapportzettel in der Zentrale beim zuständigen Meister. Der Meister bestätigt die Einhaltung der Arbeitszeiten betreffend Arbeitsschutzgesetz . Zudem erteilt er Freigaben in seinem JobRouter®-Dialog und kontrolliert das Vorhandensein der Kundenunterschrift. Alles wird schnell und anwenderfreundlich über Checkboxen erledigt. Ist die Prüfung durch den Meister abgeschlossen, schickt er mittels Senden-Funktion die von ihm freigebenen Einsatzzeiten an die Geschäftsleitung. Alle Information über den Gesamtprozess stehen sofort und übersichtlich der Geschäftsleitung zur Verfügung. Diese genehmigt oder lehnt begründet ab. Am Ende des Prozesses steht die Freigabe der Geschäftsleitung. Wird diese erteilt, so werden die gesammelten Daten vom JobRouter® so aufbereitet, dass diese an die Lohnbuchhaltung für die Gehaltsabrechnung übergeben werden.

Der Nutzen:

  • Die Monteure müssen nicht zur Stundenabrechnung ins Unternehmen kommen. Die Zeit wird gespart. Es können mehr Kunden am Tag abgearbeitet werden.
  • Durch effektivere Auslastung der vorhandenen Monteure muss kein weiterer Monteur eingestellt werden.
  • Die Faktoren für Sonderzeiten werden direkt vom Monteur in den JobRouter-Dialog eingegeben. JobRouter rechnet automatisch die Aufwände aus.
  • Die interne Organisation in der Zentrale wird entlastet. Die Zeit kann für die Bearbeitung der Kunden-Aufträge genutzt werden.
  • JobRouter® liefert transparent den Status des jeweiligen Auftrags. Das Unternehmen kann schneller abschätzen wie die Monteure einzusetzen sind.
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Vertrieb / Marketing
Digitaler Versand von Produktinformationen

Unternehmen: Maschinenbau - Weltweiter Vertrieb

Zu allen Produkten und Maschinen des Unternehmens existieren Broschüren und Datenblätter. Um zu verhindern, dass die Broschüren/Datenblätter im Gießkannenprinzip verteilt werden und auch bei Wettbewerbern landen, wurde mit JobRouter® folgende Lösung realisiert:

Jeder Mitarbeiter oder Vertriebspartner darf, sofern er die entsprechenden Berechtigungen besitzt, auf die digitalen Broschüren zugreifen. Da die Materialien mit eindeutigen Indexbegriffen verschlagwortet wurden, können die Dokumente gezielt gesucht und schnell gefunden werden. Vor dem Zugriff auf die Suche muss sich der Mitarbeiter / Vertriebspartner identifizieren. JobRouter® fordert ihn über eine Pflichteingabe auf, den Grund/Zweck der Weitergabe und den Empfänger der Broschüre anzugeben. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob nur bestimmte Seiten der Dokumente weitergegeben werden sollen. Mit einem Wasserzeichen versehen können die Unterlagen direkt aus dem JobRouter®-Dialog per E-Mail versendet werden. Der Prozess wird von JobRouter® dokumentiert.

Der Nutzen:

  • Die Weitergabe von KnowHow wird gesteuert.
  • Die Zugriffe auf Unterlagen und deren Herausgabe wird dokumentiert.
  • Es wird erfasst, welche Dokumente ein Kunde/Interessent erhalten hat.
  • Dank einfacher Suche und automatisiertem Versand werden Bearbeitungszeiten minimiert.
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