Digitale Entgeltakte · Pflicht ab 01.01.2027
Ab 2027 zählt nur noch
die digitale Entgeltakte.
Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des SGB IV wird die elektronische Entgeltabrechnungs-Akte nach § 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtend. Papier- und Mischablagen genügen den Anforderungen dann nicht mehr. Wir bringen Ihre Akten rechtzeitig in die prüfungsfähige E-Akte.
Was sich ändert
Aus der Option wird eine Pflicht – ohne Ausnahme.
Die heutige Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV, die Mischablagen noch erlaubt, endet zum 31.12.2026 – ersatzlos, branchenübergreifend und unabhängig von der Unternehmensgröße. Ab dem 01.01.2027 müssen Entgeltunterlagen vollständig, unverändert, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sein.
Geprüft wird dies im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung. Wer nicht prüfungsfähig ist, riskiert Beanstandungen, Verzögerungsgelder und Beitragsnachforderungen.
Unsere Lösung
Der gesamte Digitalisierungsprozess – aus einer Hand
Ein allgemeines DMS allein genügt nicht. Entscheidend ist die strukturierte, eindeutig zugeordnete Ablage. Genau das liefern wir end-to-end.
Digitalisierung der Bestandsakten
Wir holen Ihre Papierakten ab und digitalisieren sie im Hochleistungs-Scan – in jeder Qualität und jedem Format, vollständig und verlustfrei.
KI-gestützte Klassifikation
Jedes Dokument wird automatisch erkannt, der richtigen Dokumentenart zugeordnet und korrekt einsortiert – nicht nur abgelegt.
Individuelle E-Akten-Struktur
Wir bilden Ihre Aktenstruktur exakt nach – einheitlich, eindeutig zugeordnet und auf Ihre HR-Prozesse abgestimmt.
Revisionssichere Archivierung
Übergabe in ein revisionssicheres DMS (DocuWare) – konform zu BSI TR-RESISCAN 03138 und GoBD, jederzeit prüfungsfähig.
- Arbeitsvertrag.pdf → Verträge
- Lohnabrechnung_06.pdf → Entgelt & SV
- SV-Meldung.pdf → Entgelt & SV
- Führerschein.jpg → Nachweise
- Urlaubskonto.pdf → Zeit & Urlaub
Intelligente Erkennung
Jedes Dokument erkannt, klassifiziert und richtig einsortiert.
Unsere KI liest jedes Dokument, bestimmt seine Art und ordnet es der passenden Rubrik Ihrer E-Akte zu – vom Arbeitsvertrag über die SV-Meldung bis zum Nachweis. So entsteht keine digitale Zettelwirtschaft, sondern eine strukturierte, durchsuchbare Akte.
Nachhaltig
Die KI endet nicht mit der Bestandsakte – sie bleibt.
Trainiert auf Ihrem Bestand
Die Klassifikationsmodelle lernen an Ihren echten Dokumenten – und kennen Ihre Aktenarten von Beginn an.
Eingebettet in Ihre Prozesse
Die KI endet nicht mit dem Projekt: Sie übernimmt auch laufend neue Dokumente in Ihrem Tagesgeschäft.
Wächst mit Ihrem Haus
Neue Dokumentenarten? Die Modelle lassen sich jederzeit nachschulen – Ihre E-Akte bleibt zukunftssicher.
Der Weg zur E-Akte
In sechs Schritten von der Papierakte zur prüfungsfähigen E-Akte
- 1
Abholung & Logistik
Sichere Abholung Ihrer Bestandsakten – dokumentiert und nach Datenschutzvorgaben.
- 2
Vorbereitung
Entklammern, glätten, ordnen – die Akten werden scanfertig aufbereitet.
- 3
Hochleistungs-Scan
Digitalisierung in geprüfter Qualität, vollständig und unverändert.
- 4
KI-Klassifikation
Automatische Erkennung und Zuordnung jedes Dokuments zur richtigen Aktenart.
- 5
E-Akten-Struktur
Aufbau Ihrer individuellen, einheitlichen Aktenstruktur.
- 6
Übergabe in DocuWare
Revisionssichere Bereitstellung – prüfungsfähig und sofort nutzbar.
Spezialisten für modernes Datenmanagement – seit 1962
Erfahrung, auf die Sie 2027 bauen können.
Aus tausenden Digitalisierungsprojekten und einer Kapazität von rund 30 Millionen Belegen pro Jahr. Revisionssicher nach BSI TR-RESISCAN 03138 und GoBD.
Bereit für 2027?
Wir analysieren Ihren Aktenbestand, schätzen Aufwand und Zeitplan ein und zeigen Ihnen den konkreten Weg zur prüfungsfähigen E-Akte – unverbindlich und kostenfrei.
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